E-mail Checklist: 17 punten die je moet controleren voor verzending

Heb je ooit een e-mail geopend om te ontdekken dat...

1. Een link niet werkt?
2. Afbeeldingen niet laden?
3. Personalisatie verkeerd is?

Deze e-mail fouten zijn slechts het topje van de ijsberg van alle mogelijke problemen die kunnen optreden. E-mailmarketing is complex en kan grote risico’s aan zich verbonden hebben als het gaat om hoe je e-mails er daadwerkelijk uitzien zodra ze in de inbox van je contacten terechtkomen. Helemaal als je verantwoordelijk bent voor een mega klantenbase.

Dus: wat moeten e-mailmarketeers allemaal controleren voordat ze hun e-mail de wereld in sturen en niet meer kunnen aanpassen? 

In deze blog leggen we je het nut uit van een verzending checklist, de zes fasen voor het verzenden van de perfecte e-mail geven we 17 van de meest voorkomende (en kritische) checkpoints 

Wat is een e-mail checklist?

Mailtjes met fouten hebben het potentieel om je merk te beschadigen en de prestaties van je e-mails aanzienlijk te verminderen. Daarom moet je als marketeer een lijst hebben met items die je moet controleren voordat je op verzenden klikt. Het doel zo’n e-mailcampagne checklist is eenvoudig: het helpt je veelvoorkomende fouten te vermijden. Een effectieve checklist bevat daarom een lijst van cruciale componenten en onderdelen van een e-mail die je moet controleren voor verzending. 

Laten we eens kijken naar de zes fasen die van toepassing zijn bij het inzetten van e-mailmarketing campagnes.

Fase #1: Planning en strategie

Het eerste wat je moet doen is jouw doelen en publiek definiëren:

1. Wat is het doel van je campagne?
2. Hoe meet je succes?
3. Wat is je publiek/segment?

Bepaal het doel van je campagne

Stap één is - en moet altijd zijn - om het doel van je campagne te bepalen. Aan het begin van je planningsfase, vraag jezelf: wat is het doel? Is het om je publiek te informeren, aanmeldingen aan te moedigen of je abonnees terug te winnen?

Enkele doelstellingen zijn:

• Opleiding
• Aanmeldingen
• Verwijzingen
• Aankopen
• Registraties
• Opnieuw betrekken van klanten

Bepaal hoe je succes wil gaan meten

Vervolgens bepaal je hoe je je succes gaat meten - oftewel, je KPI's. Bijvoorbeeld:

• Openrate
• Doorklikratio (CTR)
• Uitschrijfratio
• (Customer) Lifetime Value (LTV)
• Return on investment (ROI)
• E-mail lijstgrootte of groeipercentage
• Conversieratio (CVR)
• E-mail lees ratio/leestijd
• Spam Ratio
• Omzet per e-mail (RPE)
• Omzet per abonnee (RPS)
• Churn rate
• Kosten voor het verwerven van abonnees
• E-mail productietijd

Segmenteer je publiek om resultaten te maximaliseren

Vervolgens moet je je doelgroep specificeren. Deze kunnen gebaseerd zijn op prospects vs. klanten, locatie, engagement activiteit, etc. Zorg ervoor dat je jouw contacten gesegmenteerd hebt en gebruik maakt van uitsluitingslijsten.

Fase #2: Contentcreatie

Nadat je je plan en e-mail strategie hebt vastgesteld, moet je de inhoud van je e-mail creëren. Deze volgende fase vereist dat je nadenkt over jouw boodschap, e-mail template en onderwerp:

1. Gebruik personalisatie om relevante content op het juiste moment te delen met je abonnees.
2. Je calls-to-action (CTA's)/. Zijn ze opvallend, sterk en overtuigend?
3. Je onderwerpregel, afzendernaam en voorbeeldtekst werken hand in hand. Beschouw je voorbeeldtekst als een uitbreiding op je onderwerpregel. Creëer onderwerpregels en voorbeeldteksten die catchy zijn en converterend. 

Fase #3: Verbeter je inbox weergave

Je inbox weergave is wat abonnees zien wanneer zij jouw e-mail ontvangen in hun inbox. Het is een van de eerste dingen die je contacten zien, dus je wilt een goede indruk maken. 

Op basis van de standaard inbox instellingen zullen zij het volgende tegenkomen, dit zijn enkele zaken om te controleren:

1. Optimaliseer je onderwerp en voorbeeldtekst. Volgens HubSpot mag een onderwerpregel van een e-mail idealiter tussen de 40 en 50 tekens lang zijn. Wat betreft de voorbeeldtekst, wordt aanbevolen om tussen de 100 en 140 tekens te blijven.
2. Gebruik een herkenbare en consistente afzender: "van" naam en adres.
3. Afzenderlogo of profielfoto
4. Controleer of je antwoord-adres vriendelijk en actief is. Bijvoorbeeld niet:  donotreply@brand.com

Houd er rekening mee dat de weergave kan variëren afhankelijk van het apparaat en de e-mailsoftware die door de ontvanger wordt gebruikt. Het is daarom altijd een goed idee om te testen en te zien wat het beste werkt voor jouw specifieke publiek en e-mailinhoud.

Fase #4: Optimaliseer je e-mail ontwerp

Goed ontworpen e-mails zijn essentieel om je publiek te betrekken en resultaten te behalen. Overweeg deze punten dubbel te controleren om ervoor te zorgen dat je e-mails mooi, actiegericht en geoptimaliseerd zijn.

1. Controleer of je e-mail correct wordt weergegeven op mobiel, desktop en webmail omgevingen.
2. Zorg ervoor dat je platte tekst-versie visueel aantrekkelijk is en werkende links heeft.
3. Gebruik retina afbeeldingen om te zorgen dat afbeeldingen laden en niet wazig zijn.
4. Test dynamische content en personalisatie tokens. En zorg ervoor dat je fallbacks hebt ingesteld voor als er geen waarde voor wordt herkend.
5. Controleer of afbeeldingen een ALT-tekst hebben en waar nodig een link aanwezig is.
6. Test in Dark Mode om ervoor te zorgen dat je kleuren niet wegvallen en jouw design onherkenbaar wordt.
7. Controleer je laadtijd: probeer deze onder de twee of drie seconden te houden.
8. Zorg ervoor dat je e-mail bestandsgrootte minder is dan 102KB (de grootte waarbij Gmail je e-mail zal afkappen).
9. Zorg ervoor dat je e-mail toegankelijk is voor mensen met visuele beperkingen en screenreaders.
   
   
   

Fase #5: Bereid je inzichten voor

Om je inzichten te analyseren, moet je ervoor zorgen dat ze correct zijn opgezet, en dat je het volgende hebt bevestigd:

1. Controleer je links om ervoor te zorgen dat ze werken en correct worden bijgehouden (bijv. UTM parameters, indien van toepassing).
2. Voeg een analytics code toe aan je campagne en zorg ervoor dat deze geactiveerd is.

Fase #6: E-mail deliverability 

E-mail deliverability gaat over het juist verzenden van je e-mail zodat die in de inbox van je abonnee beland (en niet in de spam). Hier zijn enkele controlepunten om te overwegen:

1. Verifieer dat je abonnees expliciet hebben gekozen voor opt-in (en toestemming hebben gegeven om als contactpersoon voor marketing ingesteld te worden).
2. Volg alle toepasselijke spam wetten voor de landen waar je abonnees wonen (dit varieert per land en regio).
3. Voeg bedrijfs contactinformatie toe, inclusief een fysiek postadres, om spamfilters te vermijden.
4. Voeg een werkende uitschrijflink toe.
5. Krijg een reputatie check van je IP-adressen en domeinnamen.
6. Voer een spam filter test uit om ervoor te zorgen dat e-mail authenticatie records aanwezig zijn.

Er moet veel gebeuren voordat je met een gerust hart op 'verzenden' kunt klikken. Hoe doelgericht je ook mag zijn, fouten gebeuren. Een pre-send checklist bij de hand hebben is de sleutel tot het verminderen van fouten en vergissingen - en uiteindelijk, het creëren van een de beste ervaring voor de ontvanger

Hopelijk kun je met deze checklist aan de slag om jouw e-mailmarketing inspanningen naar een hoger niveau te tillen. Heb je nog vragen of wil je sparren over jouw e-mailcampagnes? Neem dan contact op voor een vrijblijvend advies!